Un véhicule de courtoisie qui revient avec une rayure, un réservoir vide ou 400 km de plus, et personne ne sait si c'était déjà là. La parade tient sur une page : un état des lieux du véhicule fait au départ et au retour, sur la même fiche. Voici un modèle PDF gratuit, pensé pour le prêt, la courtoisie et la location.
Télécharger la fiche d'état des lieux véhicule (PDF gratuit)
Ce que contient le modèle
- Garage et emprunteur — identité, numéro et date du permis de conduire
- Tableau départ / retour — date et heure, kilométrage, carburant ou charge, propreté, pneus, accessoires, nombre de clés
- Deux schémas de dommages — un au départ, un au retour, avec la même légende
- Conditions — franchise en cas de dommage, carburant facturé, kilométrage inclus, responsabilité des amendes et péages
- Quatre signatures — emprunteur et garage, au départ puis au retour
Pourquoi départ et retour sur la même fiche
Deux documents séparés se contredisent toujours un peu. Sur une seule fiche, la comparaison se fait ligne à ligne : 32 150 km au départ, 32 540 au retour, jauge à ¾ puis à ¼. La différence saute aux yeux et le client la voit en même temps que vous. C'est aussi ce qui rend la franchise acceptable : elle s'applique à un écart constaté ensemble, pas à une découverte faite seul le lendemain.
Doublez toujours le schéma de photos horodatées : quatre angles, le compteur, la jauge, les jantes. Au retour, reprenez les mêmes angles. Deux séries comparables valent mieux que n'importe quel croquis.
PV de restitution : ce qu'il faut ajouter
En fin de location longue durée ou de prêt prolongé, on parle plutôt de procès-verbal de restitution. Le principe est le même que l'état des lieux de retour, avec deux ajouts : la liste chiffrée des frais de remise en état acceptés ou contestés, et la mention des éléments restitués (clés, cartes, câbles de recharge, documents). La colonne « Retour » du modèle couvre ces points ; notez les montants dans les observations.
Du papier au numérique
Un parc de courtoisie se gère mal au carnet : qui a quelle voiture, depuis quand, avec combien de kilomètres ? Dans Axium, le véhicule de courtoisie est réservé avec le rendez-vous, l'état des lieux se fait au téléphone avec les photos, et la remise avec signature clôt le prêt. Pour dimensionner le parc, voir aussi prêter ou louer un véhicule de courtoisie.
Questions fréquentes
Un état des lieux est-il obligatoire pour prêter un véhicule ?
Non, mais sans lui il est impossible d'imputer un dommage ou un écart de carburant à l'emprunteur. Il se complète d'un contrat de prêt ou des conditions générales qui fixent la franchise et la responsabilité pendant le prêt.
Que faire si l'emprunteur refuse de signer au retour ?
Notez le refus sur la fiche, datez, faites constater par un collègue et envoyez la fiche avec les photos par e-mail le jour même. Le dossier garde sa valeur de preuve.
Le permis doit-il être vérifié ?
Oui : notez son numéro et sa date sur la fiche et vérifiez qu'il est valide pour la catégorie du véhicule prêté. Votre assureur vous le demandera en cas de sinistre.